Savoir construire une présentation est un réel différentiateur.

Ecrit par Patrick Boëdec, le 5 mai 2022

Contexte

J'entends souvent dire " je me concentre sur le fond, pas sur la forme". Ceux qui se réfugient derrière cette maxime, péremptoirement, généralement n'ont pas contenu pertinent à exposer. Dans la réalité, il n'a pas de fond sans forme, lorsque l'on maîtrise son contenu, la forme s'impose d'elle-même.

Si l'on prend l'automobile comme métaphore, le fond serait la puissance du moteur lorsque la forme représenterait le châssis, c'est la performance de ce dernier qui permet de faire passer la puissance sur la route.

Un document sert à faire passer vos messages, à convaincre. La forme donne le "La" à une présentation, elle met en lumière, la qualité de l'argumentation. Si la forme n'est pas irréprochable, le fond ne ressortira pas. L'absence de qualité et d'attention sur la forme donnera l'impression que quelque chose ne va pas ; le sérieux de l'équipe sera mis en cause. Ce qui est clair dans la tête, s'exprime et s'écrit avec précision où chaque mot a son importance.

Le marginal, c'est dépenser ce petit plus sur la forme pour que le contenu prenne alors toute sa dimension, que les arguments explosent d'évidence à votre interlocuteur. S'intéresser aux détails fait la différence, cela aide à construire la crédibilité et donc la reconnaissance.

Depuis deux décennies, nous formons des générations de professionnels à faire des présentations composées de mots clés, de beaux visuels, de titres génériques, dans le but de privilégier la lisibilité. Si l'on regarde en arrière, c'est Steve Jobs le fondateur d'Apple qui est l'origine de cette tendance. Ses présentations spectaculaires, à chaque de nouveaux produits faisait sensation, elle servait surtout à mettre les projecteurs sur lui pour que son charisme exceptionnel s'exprime.

Mais voilà, cette méthode si elle s'applique dans de nombreuses situations à ses propres limites. Elles sont, en particulier, inappropriées dans trois cas de figure, dans l'enseignement où l'on transfert de la connaissance, dans un environnement transversal où chacun doit comprendre la même chose et pouvoir se référer à un document à fort contenu qui devient un référent et lorsque vous souhaitez vendre quelque chose à quelqu'un que ce soit un produit/service, budget, idée... Dans ces trois situations, vous devez adopter une autre méthode pour contrôler la portée de vos messages

Il faut partir du principe que les mots s'envolent dès qu'ils sont prononcés. Si vous ne n'écrivez pas précisément ce que vous pensez dans votre présentation, il ne restera rien de votre prestation, lorsque vos interlocuteurs ouvriront votre document pour se coordonner et décider du partenaire, quinze jours après la réunion, il ne restera rien de votre intervention, sinon ce que vous avez écrit. Personne ne se souviendra même à quoi vous ressemblez, tout au mieux, une sensation, "C'était pas mal, ils savaient de quoi ils parlaient…", dans le meilleur des cas.

Une présentation doit être auto-compréhensible, c'est une succession de diapositives qui s'enchainent, racontent une histoire, qui progressivement, slide après slide, amène votre interlocuteur, là où vous avez décidé, de le conduire. Cela requiert du temps, de la réflexion, de la profondeur de vue, de l'anticipation, en un mot du professionnalisme. En retour, cette méthode est terriblement efficace en termes de pouvoir de conviction.

Une présentation est une œuvre d'Art.

Tout comme n'importe quelle discipline, tout le monde peut gribouiller ou choisir de devenir un maître. La différence se situe dans le niveau d'ambition, et dans la rigueur que l'on s'impose, mais par-dessus tout, dans détermination à convaincre son auditoire. Cette volonté d'obtenir ce que l'on veut doit être aussi forte que celle d'un maître "archer" japonais à viser non pas le centre la cible, mais un objectif qui se situe loin derrière elle, pour déployer plus de puissance.

On peut aligner une suite des mots pompeux ou générique, seuls les messages qui ne peuvent pas être interprétés de deux façons différentes par leur précision ont une portée sur un auditoire.

La vraie question est comment construire une présentation convaincante, quelles en sont les règles, les principes, c'est ce que nous allons voir, à présent.

"Une présentation explique ce que le projet permettra à la société de faire demain qu'elle ne peut effectuer aujourd'hui et quels gains elle en retirera"

Nous pouvons aussi comparer une diapositive à du merchandising ; Tout comme un distributeur, vous disposez d'un espace à valoriser. Son métier est de vendre des produits et non pas de l'espace vide, tout comme lui, vous devez utiliser l'ensemble de l'espace dont vous disposez pour expliquer pourquoi votre proposition est meilleure que celle de vos concurrents, chaque centimètre carré doit être valorisé.

Partant du principe que le marché a toujours raison, une présentation s'ancre sur des perspectives de marché ; toutes sortes d'informations qui sont autant de pièces de puzzle provenant d'une multitude de sources différentes, pour remettre la problématique en perspective des tendances du marché. Cette agrégation de données, s'appelle le story-board c'est-à-dire la ligne éditoriale de votre présentation.

Il faut que vous trouviez ce qui empêche les dirigeants de dormir, comprendre leurs centres d'intérêt, leurs enjeux politiques, émotionnels, ce qu'ils ont à gagner, personnellement et professionnellement, de votre proposition.

"Ne tournez pas autour du pot, appeler un chat, un chat, votre titre doit exprimer ce que vous pensez d'une situation"

Le story-board consiste à orchestrer l'argumentaire c'est la succession de messages clés. Le but est de créer une histoire, les diapositives s'enchaînent progressivement pour amener votre interlocuteur là où vous avez décidé de l'amener. Par exemple :

Par analogie, c 'est un peu comme pour ouvrir les huitres, il faut trouver le point faible à l'aide de la lame de votre couteau, une fois localisé, il suffit d'insérer votre lame, de faire levier, alors, l'huitre s'ouvrira aisément. Le principe d'une présentation s'apparente beaucoup à cet exercice ; trouver le point sensible qui interpellera vos interlocuteurs pour les mettre en mouvement.

"Une présentation doit être explicite, chaque argument doit être prouvé et appuyé par des données tangibles"

Tout d'abord, une diapositive est composée de trois parties :

1. Chaque diapositive représente un élément un maillon de votre raisonnement. Elle est composée de trois parties ; le titre est une affirmation exprimée sous la forme d'une phrase explicite, c'est-à-dire un sujet, un verbe et un complément. Il s'adresse au côté "Politique" de la situation. Il expose un fait incontestable et est rédigé de telle sorte qu'il n'est pas possible de l'interpréter de deux manières différentes. (Se référer à "l'EPR" dans ma chronique "Penser Marginal". Dans un titre vous devez dire ce que vous pensez, ne tournez pas "autour du pot" avec des phrases alambiquées, appelez un "chat à chat. Au travers de vos titres, vous continuerez à vous adresser à la personne comme si vous étiez encore en face d'elle. C'est pour cette raison que le titre doit être rédigé en "langage parlé"

2. Le Kicker se situe en bas de chaque diapositive, il est également rédigé sous forme d'affirmation, (une phrase compréhensible également), il représente la conséquence de ce que vous affirmez dans le titre. Le Kicker s'adresse au côté "Émotionnel" de la situation.

3. Enfin le corps de la diapositive qui prouve ce que vous affirmez. Le corps est le "Rationnel", votre argumentation. Si les personnes contestent les titres et les kickers, le rôle du cœur de la diapositive est de prouver, de manière factuelle et incontestable, ce que vous avancez dans le titre.

Le story-board est l'étape initiale, fondamentale. C'est à ce moment où vous construisez votre histoire. Le plus simple est de diviser une page blanche en six ou huit et d'écrire les titres et les kickers pour voir si votre histoire est crédible, convaincante et apprécier la logique de son enchaînement.

L'objectif est que tous les titres et les kickers puissent être lus les uns après les autres, c'est-à-dire, que le titre amène le kicker qui amène, lui-même, le titre de la diapositive suivante, qui lui-même amène le kicker du bas de page et ainsi de suite jusqu'à la dernière diapositive. Le tout doit former un raisonnement indissociable, il est destiné faire converger votre auditoire vers votre proposition.

Cette technique repose sur un certain nombre de principes.

D'abord, une présentation commence par un titre qui résume pourquoi vous êtes venu, ce que votre projet va rapporter à la société, pourquoi il faut voter votre budget ou encore vous choisir, vous, plutôt que vos concurrents. Le titre doit être explicite "Doubler le chiffre d'affaires en 3 ans", "Rajeunir la marque pour toucher les 15-25 ans"…

Ensuite, une diapositive une idée. Le principe est celui de la "roue à cliquet" ; une fois la diapositive passée, tout retour en arrière devient impossible. Le but est d'éviter que la personne soit d'accord sur un argument et en désaccord sur le deuxième.

La structure de l'argumentaire est séquentielle. En cas de désaccord, le consultant revient sur la diapositive dont le titre ou le kicker est contesté ; il s'appuiera alors sur le rationnel, c'est-à-dire, les arguments chiffrés qui viennent prouver que le titre est pertinent au regard d'éléments tangibles et incontestables qui figurent dans le corps de la diapositive. De cette manière, les objections souvent émotionnelles sont traitées de manière pragmatique, rationnelle et vous pourrez ramener la personne dans le flux du raisonnement.

"Le but de ce système de présentation est d'amener progressivement votre auditoire à adopter votre raisonnement."

Ces présentations s'apparentent à une "souricière" dans laquelle vous amenez, diapositive après diapositive, vos interlocuteurs là, où vous avez décidé de les amener.

Pour ce qui concerne la façon de construire une présentation, un certains de nombre de règles doivent être suivies.

Une diapositive est composée de deux parties ; d'un côté l'argumentaire sous la forme de "Bullet points", la deuxième est composée d'animations, de graphes venant surligner les différentes étapes de l'argumentaires. Aucune photo ou animation Google simpliste pour meubler ou décorer" un espace vide que l'on ne saurait utiliser.

Les points d'argumentation ne doivent pas dépasser une ligne et demie. 5 "Bullet points" au maximum. Chaque argument doit être chiffré, vous ne pouvez avancer que ce que vous pouvez prouver.

Chaque diapositive doit apprendre quelque chose de nouveau à vos interlocuteurs. Vous devez le surprendre à chacune d'entre-elles par la façon dont vous analysez sa situation.

N'utiliser aucun superlatif ou affirmation tranchée. Il est inutile de créer des réactions épidermiques de l'un des membres de l'auditoire qui pourrait se sentir mis en cause dans le cas d'un état des lieux par exemple.

Si vous devez communiquer de "mauvaises nouvelles", vous pouvez utiliser une image humoristique ou des citations qui feront passer le même message, sans vous exposer, vous-même.

N'hésitez pas à théâtraliser pour mieux toucher la fibre émotionnelle de vos interlocuteurs. Si l'on prend les chiffres en exemple, plutôt que d'écrire 189%, dites deux fois plus…

Le but est de mettre les parties prenantes, en mouvement afin de les fédérer autour d'une vision partagée, la vôtre.

"La persévérance est une qualité, la générosité est une vertu"

Dernier point, plutôt que de mettre une dernière diapositive destinée à remercier votre auditoire, ce qui donne une impression un peu puérile et usée, remettez la première diapositive qui porte un titre accrocheur et qui montre le niveau d'ambition du projet. Laisser cette phrase sous les yeux de l'auditoire durant les discussions.

Une présentation doit maintenir le degré d'urgence, elle doit entretenir le niveau émotionnel de la situation à gérer comme si vous étiez toujours présent en face de votre interlocuteur bien après votre départ. Ce type de présentation est très largement adoptée par les consultants en raison de l'impact et du conditionnement qu'elles permettent d'obtenir sur leur cible.

"Un projet, quel que soit sa nature, doit trouver sa raison d'être à partir d'une composante de marché. "

Apprendre à simplifier à l'extrême.

Faire ressortir l'essentiel et être capable de représenter en une page une situation complexe est, de mon point de vue, le summum de l'excellence. Les journalistes ou les consultants savent très bien faire cela. En un graphique, ils résument la problématique de leur article ou de leur intervention.

"Le marginal, c'est dépenser ce petit plus sur la forme pour que le contenu prenne alors toute sa dimension"

Soyez en mesure de représenter tous les tenants et aboutissants, comme si cela représentait une carte, une représentation géographie de cette problématique. Faites apparaitre, en une seule page, toutes les parties prenantes, leurs interactions, leurs interdépendances, les enjeux, les nœuds, montrez les causes profondes, repérez les freins, entraves à l'action pour aider le management à prendre les premières décisions.

Ces synopsis graphiques sont ensuite à chaque étape du déroulé du projet ; (jalons, comité stratégique, revue budgétaire…), ils montrent l'état d'avancement et permettent de matérialiser les éventuels blocages. La répétition de cette représentation devient un gage de persévérance, de constance dans les efforts, de cohérence dans la démarche et donc elle renforce la crédibilité avec le temps.

Le marginal, c'est aller droit au but, par le chemin le plus court et appeler les choses par leur nom et pour cela il faut être précis. Ernest Hemingway ne disait-il pas que : "D'une utilisation imprécise, tous les mots ont perdu leur tranchant".

Veiller à n'utiliser le minimum de mots utilisés pour exprimer une idée ; Ce même Hemingway disait : "Une fois que vous avez écrit une phrase, tuez tous les mots qui ne servent à rien".

N'utilisez que le chemin le plus court pour vous exprimer, pour obtenir votre résultat, Être concis à l'extrême. Le marginal, c'est choisir les mots les plus frappant pour qu'ils saisissent les esprits, pour qu'ils laissent une empreinte dans la mémoire.

Si vous ne pouvez décrire un problème en une phrase, c'est que ce n'est pas clair dans votre tête, cela ne pourra pas l'être dans celle des autres.

Passer le temps qu'il faut mais faites en sorte qu'une phrase soit la plus courte et la plus précise possible, que personne ne puisse l'interpréter d'une manière différente.

Les gens aiment ce qui est simple à lire ou à écouter, ce dont ils en comprennent immédiatement, le sens, ce pour lequel ils sont en adéquation ; alors les arguments deviennent bien-fondés.

Donner du sens, c'est simplifier.

Le Marginal c'est savoir communiquer

En préambule, reconnaître le "contrat temps" comme indispensable ; aussi bien lors de rendez-vous, réunions ou présentations. Ce contrat consiste à décomposer votre temps en étapes et de les faire valider par les participants, avant de démarrer la réunion.

Maîtriser les étapes de l'agenda, c'est impulser une dynamique, et en cas de dérapage, c'est aussi la possibilité de recadrer l'auditoire sur la base de ce contrat temps.

Lorsque vous entamez une réunion ou un rendez-vous, vous enclenchez un compte-à-rebours, l'objectif dans le temps imparti est d'optimiser chaque minute du temps de vos interlocuteurs qui est la chose la plus précieuse qu'ils possèdent, ce serait une marque d'irrespect que de le gaspiller par manque de rigueur. Il faut que vos interlocuteurs aient le sentiment de n'avoir pas perdu leur temps, en ressortent enrichis.

Avant de commencer, posez-vous la question suivante, "si la réunion s'est bien déroulée, qu'ai-je obtenu".

Présenter, c'est avant toute chose ne pas lire ce qui est écrit

Partir du principe que vous êtes en face d'interlocuteurs brillants, qu'avant même d'ouvrir la bouche, la personne aura lu l'intégralité de la diapositive, compris ce qui est écrit et même les sous-entendus, ce qui n'est pas explicitement "dit".

Dans ces conditions, il est facile de comprendre que lire ligne à ligne ce qui est écrit sur un panneau est tout simplement inacceptable. C'est prendre le risque de se décrédibiliser.

La meilleure attitude, puisque tout est déjà contenu dans la slide est de d'ouvrir de nouvelles perspectives, donner une longueur de vue additionnelle, dire ce que les concurrents font, quelle est l'état de l'art sur le marché, les options qui se présentent à eux, la façon de mettre en œuvre, les risques, montrer les conséquences pour vos interlocuteurs de ne pas aller dans cette direction…

Il faut trouver des métaphores pour illustrer vos concepts, des arguments frappants, saisissants, des exemples concrets sur le marché …

Pour cela, il nécessaire d'avoir une stratégie bien en tête. De cette façon, vous serez beaucoup plus performant en étant focalisé sur le résultat durant les échanges.

Le but est de créer des émotions, un sentiment d'urgence, des phrases qui deviendront des slogans.

"Ne jamais lire ses notes ou ce qui est écrit sur une présentation, sous aucun prétexte"

La tenue est également importante ; penser qu'un fil d'Ariane remonte votre colonne vertébrale pour sortir au centre votre crâne et vous tend droit vers le haut tout comme les fils d'une marionnette. Rester droit, concentré, connecté sur l'instant présent, sur le langage corporel de vos interlocuteurs.

Un fois la présentation commencée, garder à l'esprit l'objectif fixé, rester focalisé sur ce que vous devez obtenir de vos interlocuteurs à l'issue de cet exercice.

Préparer, préparer, préparer.

Dernier point, présenter n'est pas un art, c'est de la préparation. La réussite d'une présentation est strictement dépendante du niveau d'effort et de temps qui lui a été accordée. Plus vous êtes préparés plus vous avez anticipé les points qui seront abordés, les questions qui seront posées, plus vous aurez de chance d'être convaincant.

C'est exactement la même chose pour des oraux, auditions, rounds de négociation, comités de pilotages, jalons ; le niveau de préparation est primordial.

Il y a les équipes qui se distribuent les rôles, qui relisent précautionneusement leurs documents, celles dont le document sont prêts deux jours à l'avance, qui prennent le temps de répéter, de brainstormer sur les questions que leur client ne manquera pas de poser. Ils se préparent à apporter une réponse pertinente, de simuler le rendez-vous, bref des équipes professionnelles…

…Et les autres, celles qui qui finissent leur présentation dans l'urgence, deux heures avant le rendez-vous et qui se coupent la parole devant le client, tournent autour du pot sans avoir de réponses précises à leur fournir...

Pourtant, la différence de performance entre ces deux équipes, ne s'établit que sur une part marginale du temps consacré au résultat.

"Le degré de concision est également directement lié à votre capacité de conviction."

Un pitch réussi est celui que l'on a répété plusieurs fois avant la réunion. Celui où l'on veille à ce que tous les participants connaissent leur texte sans lire comme nous venons de le voir, mais aussi sachent toutes les données chiffres du client sans aller chercher l'information dans tel ou tel document, qu'ils en maîtrisent la volumétrie, son organisation, ses processus, le nom des parties prenantes, utilise le vocabulaire, les acronymes du client…

Ne pas oublier de nommer un candide dont le rôle sera d'observer le "langage non verbal des interlocuteurs" durant la réunion, noter les questions posées, mais aussi poser des questions pourquoi pas "naïves" si elles permettent de mieux comprendre les attentes, les craintes de l'auditoire sur tel ou tel point de la proposition ou de l'exposé.

J'ai l'habitude de dire à mes équipes que la qualité d'une présentation était directement dépendante du nombre d'heures dont elle a fait l'objet. Le talent, se cache dans le petit plus consenti, dans la recherche du petit détail permettant d'affiner les messages, de s'assurer de l'homogénéité des diapositives, de la robustesse du raisonnement, de la qualité des illustrations, du temps de relecture...

Si une présentation requiert 10 heures de travail, en consacrer 11, vous permettra de faire la différence vis à vis d'un autre. Cette heure supplémentaire, ce temps marginal, est essentiel. Il vous permettra de relire, affiner les titres, vérifier la pertinence de tel ou tel argument, corriger les fautes, harmoniser la typographie…

Ceux en revanche qui n'en aurait consacré que 10, dans ce cas, ils auraient perdu 10 heures de leur temps, ils endosseraient le costume du "looser" et pourtant il aurait travaillé 10 heures, la différence d'appréciation s'effectue sur la 11ème heure, soit 10%. C'est cet effort supplémentaire qui transforme un travail terne avec celui qui percute.

Alors, contemplez votre œuvre, fermez les yeux, et posez-vous vous la question "So What ?", "et alors" ? Puis attendez que cette petite "green light", située entre vos yeux s'allume, elle signifie que vous avez atteint une forme de perfection qui se traduira par une sensation de bien-être intérieur. Si au contraire, vous avez le sentiment désagréable et inconfortable de l'inaccompli, alors revenez sur votre travail jusqu'à que cette sensation du travail bien fait soit atteinte.

Le mur est votre meilleur allié.

Lors de la rédaction, une fois que le premier "jet" de la présentation terminée, scotchez les diapositives au mur ; c'est un c'est un excellent révélateur. Dans le conseil, les murs sont très utilisés pour cartographier des processus, pour réaliser des master plannings en management de projet, ou pour résoudre des problèmes. Il suffit de mettre une feuille de papier kraft au mur et de visualiser la situation avec des post-it pour trouver facilement les tenants et aboutissants d'une problématique complexe.

Une fois donc, les diapositives alignées les unes après les autres, vérifiez l'enchaînement et la logique d'ensemble. Vous repèrerez rapidement si une diapositive manque au raisonnement, ou si vous devez interchanger l'ordre de telle ou telle diapositive. Le mur est un outil merveilleux de diagnostic mais aussi d'animation et d'empowerment.